啊!又忘記該做的事…… 主講/黃淑芬•整理/張詩芸

人文、教育、分析性的、理論性的文章皆可。短文、視訊連結都歡迎。

啊!又忘記該做的事…… 主講/黃淑芬•整理/張詩芸

文章國華 » 週日 6月 22, 2008 6:27 pm

啊!又忘記該做的事……

主講/黃淑芬•整理/張詩芸

工作一忙起來,有時總會忽略一些事情或細節,但不要以為健忘是人之常情,大家都會體諒。有本書叫做《大象不咬人》,意指職場上沒有人會被大象咬,都是蚊子才會咬人--蚊子就是一點點的小東西、小細節沒有照顧好,卻很容易讓你踢到鐵板,或變成大家眼中的「白目」。

在現今相對混亂的環境中,「忘了」不知不覺變成很多人的口頭禪。有一種是真的忘了,有一種卻是藉口:不是忘了,而是沒做好,我稱之為「緊急避難的健忘」,因為怕人家罵,就托辭忘了,看能不能獲得一點同情。只是次數多了之後,人家就會認為你心不在此,或能力程度只到這樣,你的工作雖然會越來越簡單,得到的尊重卻越來越少。經常「忘記」,對自己的職涯是一種傷害。

4招對抗健忘後遺症

該如何拯救健忘的腦袋?我有幾個訣竅分享。

1.口說隨風過,紙筆定江山。

我走到哪都帶著筆記本,一有事就記下來,而且每天早上一定做整理:把前面的筆記先翻過,再一一寫下該做的事。這不限於「當天」應完成的事,只要是「欠債」,都逐項條列。隔天檢視,沒做的繼續抄到後面,做好的就劃掉。最多時我寫滿整整兩頁,有些人說解決事情要排優先順序,對我而言,哪些能讓我的工作清單最快變短,我就去做。

另外,也有不少人是把事情寫在便條紙上,之後再貼到筆記本上,或像我集中收在盒子裡,偶爾再把它拿出來整理、抄在筆記本上。

2.善用熟悉的工具。

工具不一定要fancy(流行的),但一定要是自己會用且善用的。我的手機裡總有一整天的行程,也設定功能及時提醒,而且下班前一定把手機的資訊傳到電腦同步處理。

3.永遠比別人快一步(one step ahead)。

做事只要早一步,就比較不容易會忘;就算忘了,也比較有時間去補救。

4.有遺漏時馬上處理。

不要再拖、再找理由、再陷入懊惱的情緒或怪罪別人,用最快的速度亡羊補牢。而且在如此緊急的時候,一定要對事不對人,所有的錯或他人的指責,一定是打落門牙和血吞,直接面對問題承認錯誤,先把事情解決再說。

不要拿藉口互相指責

吃燒餅哪有不掉芝麻,但只說「對不起,我忘記了」絕對沒有用。面對主管的怒氣,不要愣在那裡等著領罪,而是要說「對不起,我立刻來解決」。你可以趕快請人幫忙,更好的反應則是主動提出解決之道。一般人掉錢包都會馬上採取行動,做事也是一樣,應該抱持這種和自己切身相關的態度。

如果是同事或主管忘了某些細節或當初的決策怎麼辦?因為現在環境的複雜程度和變動性都很高,遇到決策要臨時更動也很正常。我建議大家平時就一定要先做好心理建設:不要再計較「原本你不是說怎樣怎樣」,而是之前那樣做和現在這樣做,哪種會比較好?

當然,如果別人忘記了,你應該要適當提醒,但同時也要注意語氣和表情,維護對方的自信和自尊。溝通原則中有很重要的6個字:「衡外情,量己力」,也就是衡量局勢和場面,再決定自己如何回應。永遠不要忘記你們是同一個團隊,你傷害你的主管、同事或下屬,就是傷害自己的團隊。可以回去再關起門來檢討,但千萬不要在會議上或當下互相質疑,甚至推卸責任。也許有人會反過來怪你「幹嘛不早點提醒」,只要理性回應「下次我會注意」即可,不要嗆回去。畢竟在職場上完成任務是第一要務,維持良好關係則是第二。

(主講:黃淑芬,中國信託人力資源管理處副總經理)

【本文摘錄自《Cheers雜誌》93號2008年6月】
國華
 
文章: 19777
註冊時間: 週二 9月 20, 2005 5:31 pm

回到 人文與教育

誰在線上

正在瀏覽這個版面的使用者:沒有註冊會員 和 3 位訪客