你管得住自己嗎? 文/羅詩誠

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你管得住自己嗎? 文/羅詩誠

文章國華 » 週六 5月 30, 2009 8:01 pm

你管得住自己嗎?

文/羅詩誠

演員阿諾變成州長阿諾,靠的不是鋼鐵般的肌肉,靠的是自身鋼鐵般的意志。個人該如何自我管理,才能有計劃地邁向成功?

十月初,一場美國加州州長的選舉,眾人見識到好萊塢巨星阿諾史瓦辛格不只擁有渾身賁張的肌肉。

「他是個有理想、有目標,且會一步步完成夢想的人,」在阿諾以近五成得票率在州長選舉勝出後,他的奧地利同胞在接受美國CNN採訪時表示。

阿諾,一個來自奧地利的窮小子,十五歲立志贏得「世界健美先生」,並自幼夢想「到美國、當電影明星、娶甘迺迪家族後代為妻」,如今看來,這些夢想的確逐一實現。

阿諾的前女友芭芭拉.奧特蘭在接受媒體採訪時憶起,「每年元旦,阿諾會拿出一本筆記本,一一寫下新年心願,設定目標。那些目標看似個個荒唐,但他寫到做到,幾乎全部實現。」

因此,即便阿諾在選戰末期遭性醜聞纏身,加州民眾仍將目光自他健碩的肌肉移開,把州政府的財政沉痾,交在這位會做夢、也總能讓夢成真的「終結者」肩上。

敢做夢、也能讓夢成真,這其實在每個成功者身上都能發現的特質。台灣IBM人資副總經理柯火烈發現,能為自己設定目標,且能依計劃按部就班完成目標,往往也是成功者。

「總能保持要贏的心態,是他們的共同特性之一,」他說。

人人都要學習自我管理

這條橫亙在平庸與成功之間的界河,就是取決於個人的自我管理能力。

柯火烈比喻,在公司組織中,嫻熟工作技巧僅能得六十分;若是加強包括溝通、談判、簡報等可移轉技巧(transferable skills),則可達八十分;要達到一百分的標準,差別就在是否具備嚴格的自我管理能力。「但自我管理的能力卻非常不易培育,」他強調。

事實上,自我管理已不僅是高階主管的專利。管理大師彼得杜拉克在《二十一世紀的管理挑戰》一書中寫道,「有偉大成就的人,向來善於自我管理。然而,這些人畢竟是鳳毛麟角。但在今天,即使資質平庸的人,也必須學習自我管理。」

因為這已非過去以勞力工作者為主體的時代。台大商研所教授陳家聲解釋,過去受過完整教育訓練的工作者並不多,因此組織必須進行層層控管。但現今企業大多以受過專業訓練的知識工作者為主體,「因此近十年很明顯看出,企業都有要求每個工作者必須進行自我管理的趨勢,」他說。

如何學習自我管理呢?根據專家及成功人士的觀點,我們可以整理出自我管理的成功六步驟。

步驟一:戰勝自己,從自律開始。

美國可口可樂公司前董事長兼執行長羅伯扥.古茲維塔的傳記曾提到,這位掌權十六年、讓公司規模擴大三倍的可樂教父,年輕時能一連五小時把自己鎖在房間裡讀書,不理會走道上的喧鬧,不念完書,絕不踏出房門。他的大學同學也以「苦力」形容這位傳奇人物專注的個性。

或許你也發現,類似情節總會出現在成功者的故事中。「自我管理可以說就等於自律,」陳家聲說。

但人總有惰性,所以必須認清,為誰辛苦為誰忙。「你必須先說服自己,對自己要求是為自己好,」陳家聲說。

也要學會多給自己一點自信。「人要鼓勵才會受刺激去做得更好,」國內從事卡內基訓練的幼龍企管顧問總經理黑立言說。

自信的建立可以仰賴「個人帳戶」的儲蓄。生活管理專家西恩柯維在其著作《與青春有約》中建議,人的自信可以像銀行帳戶一般,藉由思想、言語和行為隨時儲蓄。

其中,存款項目可以包括「對自己守信、在小事上行善、對自己好一點、誠實做人、更新自己、開發天賦」等六項,反之則成為提款項目。「長時間從事小額存款,最後你一定會找回自信,」他寫道。

步驟二:為自己設定目標,管理目標。

訂立目標,不僅努力有方向,也能藉由每階段的目標達成狀況,讓你確定每一步都走得踏實。

其實,大多數人不是沒有目標,而是目標過於遙遠而無所適從。所以,目標不僅必須明確,還要把目標剖析為許多小單位,專心地一次完成一個,逐步達成目標。

彼得杜拉克在回憶錄中,感謝年幼時的一本練習簿讓他終生受用。每個月,彼得杜拉克的小學老師都會交給他一本練習簿,讓他在上面寫下每學期的長、短期目標,然後一一記錄他希望做到及實際做到的情形,再進一步檢討、改進。

彼得杜拉克戲稱,在往後的日子裡,他都「濫用」這種名為「回饋分析法」的技巧。「立下目標並組織思考,照著這種有計劃、有目標的方式前進,」他提及,練習簿至少讓他度過中學的留級危機,及在半工半讀的環境下獲得博士學位。

每位信義房屋員工人手一本的「成功護照」也有異曲同工之妙。在護照上,員工不僅能列出自己每年、每月、每週的目標,護照旁也列下公司2006年、2012年的目標,及各階段業績獎勵標準。「目標清楚,員工的努力方向才能與公司目標一致,」信義房屋董事長周俊吉解釋。

這其實也就是企業常使用的「設定目標、擬訂策略、執行及檢討」的目標管理。「但套用在個人身上,基本的原則都一樣,」陳家聲說。

步驟三:選對自己擅長的戰場。

自我管理也必須選擇自己擅長的戰場。自謙沒有運動神經的全國電子總經理蔡振豪,也曾經不惜重金聘請名師、買昂貴的球具練習高爾夫。「沒天分,球具、球鞋還是放著憑弔就好,」他笑說,還是將精力專注在擅長及有興趣的事物上比較正確。

挑錯戰場的例子並不少見。彼得杜拉克更是一針見血地指出,一個人的精力必須用在自己擅長的事物上。「對於無能為力的領域,就不必徒耗心力。畢竟,從『毫無能力』進步到『馬馬虎虎』所需耗費的精力,遠比從『一流表現』進步到『卓越境界』所需的功夫更多。」

「回饋分析法」則能幫助你評估自己的長處在哪。彼得杜拉克建議,當你每次採取重要行動前,都事先寫下你所預期的結果。最後,將實際的成果與當初的預期相互比較。「就能顯示出哪些地方你並不特別高明,」他說。

步驟四:找出適合你的方法。

掌握適合自己的學習方法才能有效學習。

學歷僅有小學畢業的京華鑽石董事長柯朝祥,就是個用筆徹底學習的人。無論是平時閱讀,還是聽演講,柯朝祥總是拿著筆隨時做筆記,將每一句他聽過的名言佳句都記錄下來。不僅如此,他還會將這些內容用錄音機錄下,讓自己閒暇時也能學習。「記憶力沒別人好,我就靠記錄,」他說。

每個人的做事及學習方式卻不盡相同。「事實上,只有極少數的人知道,他們到底怎樣完成一件工作,因此他們常以不適合他們的方式工作,」彼得杜拉克認為,不能依據自己最擅長的方式學習及工作,注定成績平庸。

「但問自己如何學習還不夠,你還必須問自己是適合與人共事,還是單打獨鬥?若是共事順利,還要問彼此適合在什麼關係下共事?」彼得杜拉克寫道。

步驟五:做好時間管理。

要管理時間,就必須先知道時間用在哪裡。黑立言建議,可先嘗試每十五分鐘記錄一天的時間利用流水帳。事後,可將每件事原先預估的時間與實際耗費時間做比較,以檢測出時間運用的效率。此外,你也須做個屠夫,從中捨棄重複的工作,或是重新審視有哪些工作可在同一時段完成,以讓時間安排更有效率。

保留一段不受打擾的時間,能讓工作更為專注。美國前總統尼克森在其著作中,提及他從法國前總理戴高樂學習到「封鎖時間」的重要。「有時間獨自思考是何等重要,由於他的堅持,他的手下每天要讓他空出幾小時進行不受干擾的思考,」尼克森描述。

學會授權及設定優先順序,是時間管理的關鍵。「如果你的工作都是無人能夠代替,那你也沒有時間讓自己升級,」柯朝祥說。

因此,有時你也必須勇敢說「不」,多給別人承擔責任的機會。「當你願意掛上『請勿打擾』的牌子時,你會發現至少有百分之五十的工作會由別人幫你共同承擔,」黑立言觀察。

步驟六:適當紓壓,管理情緒。

在壓力滿載的情況下,你必須學會紓壓。智威湯遜執行創意總監狄運昌現在審視自己被時間追著跑的時程表,若是發生在他年輕的時代,「那我可能會失控,」他說。

因此,狄運昌藉由固定的閱讀、聽演講及宗教信仰來面對壓力。「將每個瓶頸視為健康的,只是你必須調整心情,尋找心情的出口,」他說。

今年剛考上政大EMBA的榮總骨科主任醫師李光申,由於外調台東榮總一年,星期一到星期四都待在台東看診,晚上住在以病房改建的臥室,他要求自己每天必須讀書兩小時。星期五回到台北榮總進行研究,晚上則是他與家庭固定聚會的時間。星期六全天,他在政大有一整天的課要上,虔信基督教的他,星期日的早上還必須來到教會做禮拜。

問他為何在繁忙中,還能規律地學習與生活?「做什麼事,都用力去做就對了,」他說。

對自我管理的要求,也是用力去做就對了,不是嗎?

【本文摘錄自《天下雜誌》286期2003/11】
國華
 
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